Job Posting

Summary

Native Women's Association of Canada is a National Indigenous Organization representing the political voice of Indigenous women, girls and gender-diverse people in Canada, inclusive of First Nations on and off reserve, status and non-status, disenfranchised, Métis and Inuit. They were founded on the collective goal to enhance, promote and foster the social, economic, cultural and political well-being of Indigenous women within their respective communities and Canada societies.

Native Women's Association of Canada is a 'Great Place to Work' certified employer.

The Manager, Operations, under the direction of the COO, will be responsible for supervision and management of all commercial activities/businesses, café, stores (2), events, tours, Art Gallery, Library and roof-top area. The Manager, Operations will ensure that the entire facility is always maintained at the highest standards and the cleanliness and other standards are always met.

General duties

• Manage, lead, direct and assume overall responsibility for all NWAC commercial businesses.
• Responsible for Occupational Health and Safety and fire regulations and other legal requirements, in collaboration with the Occupational Health & Safety Committee.
• Manage and oversee all procurement activities relating their area of responsibilities.
• Ensure that Café and commercial kitchen operate efficiently, and that the expenses and revenues are kept at optimum levels.
• Keep track of the small and large event schedules, and ensure events are well planned and managed.
• Establish and adhere to the financial and service standards for the organization.
• Establish financial and administrative controls with the finance department.
• Liaise with outside vendors and negotiate prices for products and services as required.
• Ensure federal and provincial legislation, work safety requirements, licensing and NWAC policies and procedures are maintained and followed.
• Oversee and ensure client and guest satisfaction.
• Monitor the performance of the facilities through verification and analysis of client satisfaction.
• Address client/guest relations issues in the café and during events and respond to comments and complaints swiftly and appropriately.
• Develop appropriate improvement actions and carry out cost savings measures.
• Maintain an appropriate level of community public affairs involvement. Participate in community and business events and maintain a positive public image for the organization including representation at tourism and business associations, when instructed to do so.
• Perform regular property inspections of commercial units, common areas, washrooms, building exteriors, and landscape. Ensure compliance with licensing laws, health and safety and other statutory regulations.
• Ensures good safety practices of employees and guests, assisting in the maintenance of proper emergency and security procedures.
• Provide general status reports as directed.
• Contact NWAC maintenance services for all repairs.
• Ensure preparation of rooms and set up for meetings, parties, or various other activities and cleans up afterwards.
• Set priorities for preventative maintenance work orders, maintenance requisitions and scheduled work for business equipment. Request custodial and maintenance employees to meet work order demand and regular maintenance requirements.
• Maintain inventory of equipment, manuals and warranties.
• Perform all other duties as assigned or needed.

SUPERVISORY RESPONSIBILITIES

• Monitor cost control and promoting sales.
• Responsibilities also include recruiting, interviewing, hiring, and training employees for their area of responsibilities; planning, assigning, and directing work; appraising performance; rewarding and disciplining employees; addressing complaints and resolving problems.
• Monitor kitchen to ensure that the space is always kept clean, food items are not kept open, raw materials and food items are binned and stored with proper date labels.
• Ensures that food items and ingredients are fresh and of superior quality.
• Take steps to avoid overstocking or shortages through constant monitoring of inventory.
• Monitors work quality of staff, and train them as needed. Coordinate with Maintenance & Security in-charge for supervision of all facilities personnel.
• Carry out supervisory responsibilities in accordance with the Organization’s policies, training programs, and applicable laws.

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES

Knowledge

The employee must have proficient knowledge in the following areas:

• Diploma or certificate in hospitality management or related fields with experience in overall management of commercial facility, a star hotel or other similar facility with clear track record. University undergraduates with similar industry experience or lived experience also will be considered.
• The ideal candidate will have several years of experience, handling similar functions in commercial businesses or in a four/five-star hotel or high profile convention centre.
• 5 years of experience in commercial activities or the hospitality industry handling events and facilities management.

Skills

The employee must demonstrate the following skills:

• Highly motivated and able to work independently.
• Knowledge of local, provincial and federal workplace compliance regulations, ordinances and legislation.
• Must be able to schedule and prioritize work for self, contractors and staff.
• Must have the ability to motivate personnel to ensure they work productively, cooperatively and with a sense of responsibility in their work.
• Ability to comprehend and communicate detailed instructions orally and in writing.
• Ability to multi-task and establish priorities.
• Strong communication and problem-solving skills.
• Able to create alternative solutions to problems.
• Excellent time management and project management skills.
• High level of sound and independent judgement and reasoning.
• Ability to interpret and implement organization policies and procedures.
• Demonstrated ability to exercise necessary cost control measures.
• Highly flexible, with solid interpersonal skills that allow one to work effectively in a diverse working environment.
• Able to work well under pressure.
• Strong attention to detail.
• Able to deal with people sensitively, tactfully, diplomatically, and professionally at all times.
• Working knowledge of Microsoft computer software (e.g. Excel, Word, etc.) and email.
• First Aid skills and/or certificates are considered assets.
• Possess a valid driver's license.

Personal Attributes

The employee must maintain strict confidentiality in performing the duties of the Scheduling Assistant. The employee must also demonstrate the following personal attributes:

• Client Service Focus
• Excellent Communication
• Quality Orientation
• Time Management; able to juggle a lot of activities at the one time and manage ongoing deadlines
• Adaptability/Flexibility
• Decision Making and Judgement
• Planning and Organizing
• Problem Solving
• Result Focus
• Strong team player
• Accountability and Dependability
• Ethics and Integrity
• Mediating and Negotiating

WORKING CONDITIONS

NWAC, endeavors to provide a clean, safe and secure workplace with various support mechanisms and operational flexibility. The following list describes assumptions about working conditions:

• Must be willing to work extended hours and work evenings and weekends depending on business volumes and events.
• Hazards associated with the trade.
• Work both indoors and outdoors.
• May be exposed to construction site.

Preference will be given to First Nations, Metis, Inuit and women and gender diverse of Indigenous ancestry, please self-identify.

Interviews will be held by teleconference.

We thank all applicants for their interest in this opportunity. Only those selected for an interview will be contacted.

Accommodations will be provided at all stages of the hiring process. We ask applicants to make their needs known in advance.

Résumé

L’Association des femmes autochtones du Canada (NWAC) exploite une série d’entreprises sociales dans le but de générer des revenus et de réinvestir dans la programmation communautaire. Le gestionnaire aura la supervision quotidienne des entreprises et le développement de nouvelles entreprises.

L'Association des femmes autochtones du Canada est un employeur certifié "Great Place To Work" !

Le gestionnaire des opérations commerciales, sous la direction du chef des opérations, sera responsable de la supervision et de la gestion de toutes les activités commerciales/entreprises, café, magasins (2), événements, visites, galerie d’art, bibliothèque et la terrasse sur le toit. Le gestionnaire des opérations commerciales veillera à ce que l’ensemble de l’installation soit toujours maintenu aux normes les plus élevées et que la propreté et les autres normes soient toujours respectées.

Portée

L’individu sera responsable de superviser toutes les opérations, y compris la supervision du café, de la cuisine commerciale, des boutiques (y compris leur rentabilité), des événements et des espaces événementiels et des visites. En collaboration avec le département de maintenance, le gestionnaire des opérations veillera à l’entretien du bâtiment de bureaux ultramoderne situé à Gatineau QC, du café, du restaurant, de la boutique, des salles de réunion et du jardin sur le toit, leur entretien général, leur sécurité et leur propreté, l’entretien ménager et la gestion des visiteurs.

Le titulaire sera également responsable de la supervision des événements dans un second lieu à Chelsea, Québec, lorsque des événements y sont organisés.

Compétences de base

• Orientation vers le service client
• Excellente communication
• Orientation qualité
• Accent sur la qualité
• Gestion du temps : capacité à jongler avec de nombreuses activités à la fois et à gérer des échéances constantes
• Adaptabilité/flexibilité
• Prise de décisions et jugement
• Planification et organisation
• Résolution de problèmes
• Concentration sur les résultats
• Solide esprit d’équipe
• Responsabilité et fiabilité
• Intégrité et sens de l’éthique
• Médiation et négociation

Fonctions

• Gérer, diriger, orienter et assumer la responsabilité globale de toutes les entreprises commerciales de la NWAC.
• Responsable de la santé et de la sécurité au travail, des réglementations incendie et des autres exigences légales, en collaboration avec le comité de santé et de sécurité au travail.
• Gérer et superviser toutes les activités d’approvisionnement liées à leur domaine de responsabilités.
• S’assurer que le café et la cuisine commerciale fonctionnent efficacement et que les dépenses et les revenus sont maintenus à des niveaux optimaux.
• Suivre les calendriers des événements petits et grands et s’assurer que les événements sont bien planifiés et gérés.
• Établir et respecter les normes financières et de service de l’organisation.
• Mettre en place des contrôles financiers et administratifs avec le département financier.
• Collaborer avec les fournisseurs externes et négocier les prix des produits et services selon les besoins.
• Veiller au respect de la législation fédérale et provinciale, des exigences de sécurité au travail, des licences et des politiques et procédures de la NWAC.
• Superviser et garantir la satisfaction des clients et des invités.
• Surveiller la performance des installations par la vérification et l’analyse de la satisfaction des clients.
• Gérer les problèmes de relations avec les clients/invités dans le café et lors des événements et répondre rapidement et de manière appropriée aux commentaires et plaintes.
• Développer des actions d’amélioration appropriées et mettre en œuvre des mesures d’économie de coûts.
• Maintenir un niveau approprié d’implication dans les affaires publiques communautaires. Participer aux événements communautaires et d’affaires et maintenir une image publique positive de l’organisation, y compris la représentation auprès des associations touristiques et d’affaires, lorsque cela est demandé.
• Effectuer des inspections régulières des unités commerciales, des espaces communs, des toilettes, des extérieurs des bâtiments et des paysages. Assurer la conformité avec les lois sur les licences, la santé et la sécurité et les autres réglementations statutaires.
• Assurer de bonnes pratiques de sécurité des employés et des invités, en aidant à la maintenance des procédures d’urgence et de sécurité.
• Fournir des rapports d’état généraux selon les directives.
• Contacter les services de maintenance de la NWAC pour toutes les réparations.
• Assurer la préparation des salles et l’installation pour les réunions, les fêtes ou diverses autres activités et nettoyer par la suite.
• Définir les priorités pour les bons de travail de maintenance préventive, les demandes de maintenance et le travail planifié pour l’équipement commercial. Demander aux employés de l’entretien et de la maintenance de répondre à la demande de bons de travail et aux exigences de maintenance régulières.
• Maintenir l’inventaire des équipements, manuels et garanties.
• Effectuer toutes les autres tâches assignées ou nécessaires.

Responsabilités de supervision

• Gérer le contrôle des coûts et promouvoir les ventes
• Les responsabilités comprennent également le recrutement, l’entretien, l’embauche et la formation des employés pour leur domaine de responsabilités; la planification, l’attribution et la direction du travail; l’évaluation des performances; la récompense et la discipline des employés; le traitement des plaintes et la résolution des problèmes.
• Gérer la cuisine pour s’assurer que l’espace est toujours propre, que les aliments ne sont pas laissés ouverts, que les matières premières et les aliments sont jetés et stockés avec des étiquettes de date appropriées.
• S’assurer que les aliments et les ingrédients sont frais et de qualité supérieure.
• Prendre des mesures pour éviter le surstockage ou les pénuries par une gestion constante de l’inventaire
• Gérer la qualité du travail du personnel et leur offrir la formation au besoin. Coordonner avec le responsable de la maintenance et de la sécurité pour la gestion de tout le personnel des installations.
• Exercer les responsabilités de supervision conformément aux politiques de l’Entreprise, aux programmes de formation et aux lois applicables.

Exigences

• Très motivé et capable de travailler de manière indépendante.
• Connaissance des réglementations, ordonnances et législations locales, provinciales et fédérales en matière de conformité sur les lieux de travail.
• Doit être capable de planifier et de prioriser le travail pour soi-même, les entrepreneurs et le personnel.
• Doit avoir la capacité de motiver le personnel pour qu’il travaille de manière productive, coopérative et avec un sens des responsabilités dans son travail.
• Capacité à comprendre et à communiquer des instructions détaillées oralement et par écrit.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités.
• Solides compétences en communication et en résolution de problèmes.
• Capable de créer des solutions alternatives aux problèmes.
• Excellentes compétences en gestion du temps et en gestion de projet.
• Niveau élevé de jugement et de raisonnement indépendants et sains.
• Capacité à interpréter et à mettre en œuvre les politiques et procédures de l’entreprise
• Capacité démontrée à exercer les mesures de contrôle des coûts nécessaires.
• Très flexible, avec des compétences interpersonnelles solides qui permettent de travailler efficacement dans un environnement de travail diversifié.
• Capable de travailler sous pression.
• Forte attention aux détails.
• Capable de traiter avec les gens de manière sensible, avec tact, diplomatie et professionnalisme en tout temps.
• Connaissance pratique des logiciels informatiques Microsoft (par exemple, Excel, Word, etc.) et de la messagerie électronique.
• Les compétences et/ou certificats de premiers secours sont considérés comme des atouts.
• Posséder un permis de conduire valide.

Conditions de travail

NWAC fourni un lieu de travail propre et sécuritaire avec divers mécanismes de soutien et une flexibilité opérationnelle. La liste suivante décrit les hypothèses concernant les conditions de travail :

• Doit être prêt à travailler des heures supplémentaires et à travailler le soir, la fin de semaine en fonction du volume d’affaires et des événements.
• Dangers associés au métier
• Travail à l’intérieur et à l’extérieur
• Possibilité d’exposition à un chantier de construction

La préférence sera accordée aux femmes et aux personnes de diverses identités de genre d’ascendance autochtone (Premières Nations, Métisses, Inuites). Prière de vous auto-identifier.

Nous remercions toutes les personnes qui présenteront leur candidature pour l’intérêt qu’elles portent à cette offre d’emploi. Seul/es les candidates et candidats sélectionné/es pour une entrevue seront contacté/es.

Des accommodements seront consentis à tous les stades du processus d’embauche. Les candidates et candidats sont priés de faire connaître leurs besoins d’avance.

Veuillez soumettre votre curriculum vitae et une lettre d’accompagnement à l’adresse courriel suivante :