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Job Posting

Offre d'emploi : Réceptionniste

Sous la responsabilité de : PDG ou son délégué

Durée du contrat : Permanent à temps plein

Date de clôture : Ouvert jusqu'à ce que le poste soit pourvu

Emplacement : 120, rue Promenade du Portage, Gatineau (secteur Hull), QC

Langue : Parfaitement bilingue (français et anglais)

Résumé

L'Association des femmes autochtones du Canada (AFAC) est à la recherche d'une réceptionniste expérimentée pour son nouvel emplacement sur la Promenade du Portage à Gatineau. La réceptionniste sera le premier point de contact de notre organisation. La réceptionniste sera chargée d'offrir un soutien administratif de haut niveau à l'ensemble de l'organisation et de coordonner les activités de la réception, notamment l'accueil des invités, la distribution de la correspondance et le réacheminement des appels téléphoniques.

Fonctions générales

Le/la réceptionniste sera chargé(e) de

  • Répondre aux demandes de renseignements par téléphone, par courriel et en personne des clients, des partenaires commerciaux et d'autres parties.
  • Transférer toutes les demandes de renseignements aux personnes, divisions ou services appropriés de l'organisation.
  • Prendre et enregistrer les messages téléphoniques, électroniques ou écrits destinés aux membres du personnel.
  • Taper des formulaires, des lettres, des rapports et des notes de service, selon les besoins.
  • Recevoir et distribuer toutes les formes de correspondance papier.
  • Organiser, maintenir et coordonner les dossiers et les fichiers de bureau dans leurs emplacements appropriés.
  • Au besoin, aider à compiler des données pour divers rapports.
  • En tant que travailleur de première ligne, présenter une image positive et professionnelle de l'organisation à tous les visiteurs, fournisseurs, demandes de renseignements et autres interactions.
  • Fournir des informations au personnel et/ou aux clients sur les activités spéciales.
  • S'assurer que tous les formulaires et rapports sont remplis selon les besoins.
  • Observer et signaler tout problème de sécurité au chef des opérations.
  • Tâches administratives telles que le soutien aux préparatifs de voyage et l'inscription des dépenses encourues sur la fiche récapitulative.
  • Administrer et gérer le courrier entrant/sortant, y compris le courrier prioritaire, les colis, les services de messagerie et toute autre correspondance.
  • Maintenir la réception en ordre et présentable.
  • Accepter et surveiller les envois entrants, si nécessaire.
  • Maintenir un haut niveau de confidentialité tout en aidant les collègues avec des rapports ou des feuilles de calcul.
  • Tâches administratives générales telles que la rédaction de la correspondance, la création et l'utilisation de feuilles de calcul Excel, de présentations PowerPoint, etc.
  • Autres tâches connexes, selon les besoins, de temps à autre.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

  • Diplôme d'études collégiales ou certification supplémentaire en gestion de bureau est un atout ou expérience équivalente ;
  • Expérience de travail en tant que réceptionniste, représentant du front office ou rôle similaire ;
  • Excellente connaissance de Microsoft Office
  • Expérience avec les ONG, les organisations, les groupes d'intérêt et le gouvernement ou les agences gouvernementales ou les entreprises/corporations.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

Connaissances

L'employé doit avoir des connaissances approfondies dans les domaines suivants:

  • Le bilinguisme est obligatoire (français et anglais) ;
  • Une certaine connaissance et compréhension des peuples autochtones au Canada et à l'étranger, de leurs cultures, de leur histoire et de leurs traditions ;
  • Connaissance et compréhension des préoccupations et des enjeux contemporains liés à la conduite des affaires autochtones au Canada ;
  • Compréhension et connaissance des questions autochtones, ainsi que des normes et standards relatifs à la promotion et à la protection des droits des femmes autochtones ;
  • Une certaine connaissance des questions clés ayant un impact sur les femmes et les filles autochtones au Canada et à l'étranger ;
  • Doit avoir 5 ans d'expérience en tant que réceptionniste.

Compétences

L'employé doit démontrer les compétences suivantes :

  • Capacité à communiquer efficacement et à collaborer avec des intervenants internes et externes ;
  • Capacité à penser de façon critique et à agir logiquement pour évaluer des situations, résoudre des problèmes et prendre des décisions ;
  • Capacité à suivre des directives et à travailler de façon autonome ;
  • Excellentes compétences interpersonnelles ;
  • Capacité à faire preuve d'un jugement sûr et à prendre des décisions dans le domaine, souvent à court terme ;
  • Capacité à établir des priorités, à effectuer plusieurs tâches et à organiser le travail efficacement et sous pression ;

Attributs personnels

L'employé doit respecter une stricte confidentialité dans l'exercice de ses fonctions de réceptionniste. L'employé doit également faire preuve des qualités personnelles suivantes :

  • Gestion du temps et ponctualité ;
  • Respect et compréhension des problèmes des femmes autochtones au Canada ;
  • Fiabilité et compréhension de l'importance de respecter les délais ;
  • Honnête, sincère, prévenant et véridique ;
  • Comprend l'importance d'un travail de qualité ;
  • Abordable, articulé et déterminé ;
  • Résistant, proactif et positif ;
  • Capacité d'encadrement et d'adaptation.

CONDITIONS DE TRAVAIL

L'AFAC s'efforce d'être un employeur qui fournit des ressources et un soutien adéquats à tous les employés, avec la conviction de placer la santé et le bonheur de l'employé et de sa famille au premier plan. A cette fin, l'AFAC s'efforce de fournir un lieu de travail propre, sûr et sécurisé avec divers mécanismes de soutien et une flexibilité opérationnelle. La liste suivante décrit les hypothèses relatives aux conditions de travail :

  • Il peut être nécessaire de soulever, porter et gérer des équipements et des fournitures ;
  • L'installation d'écrans, de systèmes vidéo et audio peut être nécessaire ;
  • Des heures supplémentaires peuvent être nécessaires.


La préférence sera donnée aux femmes et aux personnes de sexe différent d'ascendance autochtone (Premières nations, Métis, Inuits), veuillez vous identifier.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour cette opportunité. Seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées.

Des mesures d'adaptation seront prises à toutes les étapes du processus d'embauche. Nous demandons aux candidats de faire connaître leurs besoins à l'avance.

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à : apply@nwac.ca


Posting Details

Company NWAC
Location Gatineau, QC
Term Permanent
Posted Sept 15, 2022